促銷物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司促銷物料的管理，規(guī)范促銷物料的采購、制作、使用、存儲及核銷等流程，確保促銷活動的順利開展，提高促銷物料的使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及促銷活動的物料管理，包括但不限于海報、宣傳單頁、促銷贈品、展示道具等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：促銷物料的管理應符合國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保物料內容真實、合法、有效。2.計劃性原則：根據促銷活動計劃，提前規(guī)劃物料需求，合理安排采購、制作時間，避免物料短缺或浪費。3.成本控制原則：在保證促銷效果的前提下，嚴格控制物料成本，優(yōu)化采購渠道，提高物料的性價比。4.高效使用原則：提高促銷物料的使用效率，確保物料在促銷活動中發(fā)揮最大作用，避免物料閑置或濫用。二、職責分工（一）市場部門1.根據促銷活動方案，制定詳細的物料需求計劃，明確物料的種類、規(guī)格、數量、使用時間及地點等信息。2.負責與設計公司或供應商溝通協(xié)調，確保促銷物料的設計、制作符合活動要求和公司品牌形象。3.組織促銷物料的驗收工作，對物料的質量、數量、規(guī)格等進行核對，確保物料符合要求。4.負責促銷物料的發(fā)放、回收及核銷工作，建立物料使用臺賬，記錄物料的領取、使用、剩余情況。（二）采購部門1.根據市場部門提供的物料需求計劃，選擇合適的供應商進行采購。2.負責與供應商簽訂采購合同，明確采購物料的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準等條款。3.跟蹤采購進度，確保物料按時、按質、按量到貨。4.負責采購物料的付款申請及報銷工作。（三）設計部門（如有）1.根據市場部門的要求，進行促銷物料的設計工作，確保設計方案符合活動主題和公司品牌形象。2.配合市場部門對設計方案進行修改和完善，直至達到滿意效果。3.提供設計文件的電子稿和打印稿，確保設計文件的準確性和完整性。（四）倉儲部門1.負責促銷物料的存儲管理，設置專門的物料存儲區(qū)域，確保物料存放安全、整齊、有序。2.建立物料出入庫管理制度，對物料的出入庫進行詳細記錄，包括物料名稱、規(guī)格、數量、出入庫時間、經手人等信息。3.定期對物料進行盤點，確保賬實相符，如發(fā)現(xiàn)物料短缺、損壞等情況，及時查明原因并上報處理。（五）財務部門1.參與促銷物料采購預算的編制和審核工作，對物料采購成本進行監(jiān)控和分析。2.負責審核促銷物料采購合同及相關費用報銷憑證，確保費用支出合規(guī)、合理。3.協(xié)助市場部門進行物料核銷工作，對物料成本進行核算和統(tǒng)計。三、采購管理（一）采購計劃1.市場部門應在促銷活動策劃階段，結合活動規(guī)模、目標受眾、活動時間等因素，制定詳細的物料需求計劃。需求計劃應明確物料的種類、規(guī)格、數量、預計使用時間及地點等信息，并提交給采購部門。2.采購部門根據市場部門提供的物料需求計劃，結合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應包括采購物料的名稱、規(guī)格、數量、預算金額、采購時間、供應商選擇等內容。（二）供應商選擇1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面進行評估和審核。2.在選擇供應商時，應優(yōu)先選擇名錄中的供應商。如名錄中無合適供應商，可通過市場調研、招標、詢價等方式尋找新的供應商。3.對于新供應商，采購部門應要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量檢測報告、業(yè)績證明等相關資料，并進行實地考察，確保其具備良好的合作條件。（三）采購合同1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購物料的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本提交給市場部門、財務部門等相關部門備案。（四）采購執(zhí)行1.采購部門根據采購合同的要求，跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保物料按時、按質、按量到貨。2.如因供應商原因導致物料延遲交貨或質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取補救措施，并承擔相應的違約責任。3.物料到貨后，采購部門應及時通知倉儲部門進行驗收。四、制作管理（一）設計要求1.促銷物料的設計應符合活動主題和公司品牌形象，突出產品特點和促銷信息，具有吸引力和感染力。2.設計方案應經過市場部門、相關領導審核確認后，方可進行制作。（二）制作流程1.市場部門根據審核通過的設計方案，選擇合適的制作單位進行物料制作。制作單位應具備相應的制作資質和經驗，能夠保證物料的制作質量。2.市場部門與制作單位簽訂制作合同，明確制作物料的種類、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準等條款。3.制作單位按照合同要求進行物料制作，市場部門應安排專人跟蹤制作進度，確保物料按時、按質、按量完成制作。4.物料制作完成后，制作單位應及時通知市場部門進行驗收。市場部門組織相關人員對物料的質量、數量、規(guī)格等進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時要求制作單位進行整改，直至符合要求。五、使用管理（一）物料發(fā)放1.市場部門根據促銷活動的實際需求，填寫物料發(fā)放申請表，注明物料名稱、規(guī)格、數量、使用時間及地點、領取人等信息，并提交給倉儲部門。2.倉儲部門根據物料發(fā)放申請表，核實庫存情況，如庫存充足，辦理物料發(fā)放手續(xù)，并在物料發(fā)放申請表上簽字確認。3.領取人憑物料發(fā)放申請表到倉儲部門領取物料，倉儲部門應按照申請表上的信息發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。（二）物料使用1.領取人應按照促銷活動方案的要求，在規(guī)定的時間和地點正確使用物料，確保物料的使用效果。2.在物料使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物料損壞、丟失等情況，領取人應及時向市場部門報告，并說明原因。市場部門根據實際情況進行處理，如屬人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。（三）物料回收1.促銷活動結束后，市場部門負責組織物料的回收工作?；厥盏奈锪蠎M行清理、整理，如有損壞或無法繼續(xù)使用的物料，應進行報廢處理。2.對于可重復使用的物料，倉儲部門應進行妥善保管，以便下次促銷活動使用。六、存儲管理（一）存儲環(huán)境1.倉儲部門應設置專門的物料存儲區(qū)域，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風良好，避免物料受潮、發(fā)霉、變形等。2.對于有特殊存儲要求的物料，如易燃易爆物品、易腐食品等，應按照相關規(guī)定進行存儲。（二）存儲方式1.物料應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.對于體積較大、重量較重的物料，應采用貨架存儲或分區(qū)堆放的方式，避免物料擠壓、損壞。3.對于易碎、易損物料，應采取防護措施，如包裝、襯墊等，防止物料在存儲和搬運過程中受損。（三）庫存盤點1.倉儲部門應定期對物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)物料賬實不符，應及時查明原因，并編制盤點報告，上報相關部門。對于盤盈或盤虧的物料，應按照規(guī)定進行處理。七、核銷管理（一）核銷流程1.促銷活動結束后，市場部門應及時對物料的使用情況進行統(tǒng)計和核對，填寫物料核銷申請表，注明物料名稱、規(guī)格、數量、使用時間及地點、實際使用數量、剩余數量等信息，并提交給財務部門。2.財務部門根據市場部門提供的物料核銷申請表，結合采購合同、發(fā)票等相關資料，對物料的采購成本進行核算和統(tǒng)計，核實物料的使用情況是否與活動實際需求相符。3.如物料核銷情況與實際情況相符，財務部門在物料核銷申請表上簽字確認，并辦理相關報銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與市場部門溝通核實，查明原因并進行處理。（二）核銷要求1.物料核銷應做到賬實相符、數據準確、手續(xù)完備。核銷憑證應包括物料采購合同、發(fā)票、物料發(fā)放申請表、物料使用記錄、物料回收清單等相關資料。2.對于已核銷的物料，應及時進行賬務處理，確保財務數據的準確性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對促銷物料的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查物料采購、制作、使用、存儲及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和浪費現(xiàn)象。2.市場部門、采購部門、倉儲部門、財務部門等相關部門應定期對本部門負責的物料管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告給公司領導。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，及