檔案移交追責制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案移交行為，確保檔案的完整、準確、系統和安全，明確檔案移交過程中的責任，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案形成、整理、保管、移交等過程中的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.責任明確原則：明確檔案移交過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任清晰、權責對等。3.全程管控原則：對檔案移交的全過程進行有效監(jiān)督和管理，確保每個環(huán)節(jié)都符合要求。4.安全保密原則：保障檔案在移交過程中的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案移交職責分工（一）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準確。2.按照公司檔案管理規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案向檔案管理部門移交，并辦理移交手續(xù)。3.對本部門形成的檔案在移交前的保管負責，確保檔案的安全。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，指導各部門的檔案管理工作。2.接收各部門移交的檔案，進行審核、登記、編目等工作，確保接收的檔案符合要求。3.對接收的檔案進行妥善保管，提供檔案查閱、利用服務。4.定期對公司檔案進行整理、鑒定、銷毀等工作。（三）移交雙方經辦人員職責1.負責檔案移交過程中的具體操作，包括檔案的清點、核對、交接等工作。2.在移交過程中，如實填寫相關移交表格和記錄，確保移交信息的準確。3.對移交檔案的真實性、完整性負責。三、檔案移交范圍與要求（一）移交范圍1.公司在各項生產經營活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協議、財務報表、技術文件、人事檔案、行政公文等。2.公司所屬單位的各類檔案，按照要求定期向公司檔案管理部門移交。（二）移交要求1.檔案整理規(guī)范：移交的檔案應按照國家和公司規(guī)定的分類標準進行整理，編目清晰，標識準確。2.內容完整準確：檔案資料應齊全完整，數據準確無誤，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.載體質量合格：檔案載體應符合耐久性要求，如紙質檔案應使用質量良好的紙張，電子檔案應存儲在安全可靠的介質上。4.移交清單清晰：移交時應填寫詳細的移交清單，注明檔案的名稱、數量、起止時間等信息。四、檔案移交流程（一）移交準備1.檔案形成部門在檔案整理完畢后，提前通知檔案管理部門接收檔案，并準備好移交清單等相關資料。2.檔案管理部門安排專人負責接收檔案，并對接收人員進行培訓，熟悉移交流程和要求。（二）現場移交1.移交雙方經辦人員在約定的時間和地點進行檔案移交。2.移交過程中，移交方應按照移交清單逐一清點檔案，檔案管理部門接收人員進行核對。3.對清點核對過程中發(fā)現的問題，如檔案缺失、整理不規(guī)范等，移交方應及時進行補充和整改。（三）辦理移交手續(xù)1.經雙方核對無誤后，移交雙方經辦人員在移交清單上簽字確認，并注明移交日期。2.檔案管理部門對接收的檔案進行登記，建立檔案臺賬。3.移交清單一式兩份，雙方各留存一份。五、檔案移交監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對檔案移交工作進行審計檢查，重點檢查移交手續(xù)是否齊全、檔案內容是否完整準確等。2.檔案管理部門對各部門的檔案移交情況進行日常監(jiān)督，發(fā)現問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關檔案資料。2.對外部監(jiān)督檢查提出的問題，及時進行整改，并將整改情況報告上級部門。六、檔案移交追責情形（一）檔案形成部門追責情形1.未按照規(guī)定時間和要求移交檔案的。2.移交的檔案資料不齊全、不完整、不準確，影響檔案利用價值的。3.對檔案整理不規(guī)范，導致檔案無法正常接收的。4.在檔案移交過程中故意隱瞞重要檔案信息的。（二）檔案管理部門追責情形1.未按照規(guī)定接收檔案，對移交檔案審核把關不嚴的。2.對接收的檔案未妥善保管，造成檔案損壞、丟失的。3.未按照規(guī)定提供檔案查閱、利用服務，影響公司工作的。4.在檔案移交監(jiān)督檢查中弄虛作假的。（三）移交雙方經辦人員追責情形1.在移交過程中未如實填寫移交清單，造成檔案信息不實或交接不清的。2.對移交檔案的真實性、完整性未進行認真核對，導致問題未被發(fā)現的。3.違反檔案移交安全保密規(guī)定，造成檔案信息泄露的。七、責任追究方式（一）批評教育對情節(jié)較輕的責任人員，給予批評教育，責令其限期整改。（二）經濟處罰根據責任大小和造成的損失，對責任人員給予一定的經濟處罰，罰款金額根據具體情況確定。（三）行政處分對情節(jié)嚴重、造成較大損失的責任人員給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。（四）法律責任對違反法律法規(guī)，構成犯罪的責任人員，依法追究其刑事責任。八、責任追究程序（一）發(fā)現與調查1.由公司內部審計部門、檔案管理部門或其他相關部門發(fā)現責任追究情形后，進行初步調查，收集相關證據。2.調查人員應客觀、公正地進行調查，確保調查結果真實可靠。（二）認定與告知1.根據調查結果，對責任人員的責任進行認定，并形成責任認定報告。2.將責任認定報告告知責任人員，聽取其陳述和申辯。（三）處理與執(zhí)行1.根據責任認定結果，按照規(guī)定的責任追究方式對責任人員進行處理。2.責任人員應接受處理決定，并按照要求進行整改。（四）申訴與復查1.責任人員對處理決定不服的，可以在規(guī)定時間內提出申訴。2.公司對申