PAGE涉密檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強公司涉密檔案數(shù)字化工作的管理，確保涉密檔案在數(shù)字化過程中的安全保密，規(guī)范數(shù)字化操作流程，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及涉密檔案數(shù)字化處理的部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，采取有效措施確保涉密檔案在數(shù)字化過程中不發(fā)生失泄密事件。2.規(guī)范操作原則依據(jù)相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，制定統(tǒng)一的數(shù)字化操作流程，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量和一致性。3.可追溯原則對涉密檔案數(shù)字化過程中的每一個環(huán)節(jié)進行詳細記錄，以便查詢和追溯，確保操作的合規(guī)性。二、組織與職責(zé)（一）涉密檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各相關(guān)部門負責(zé)人為成員的涉密檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組。負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司涉密檔案數(shù)字化工作，審批數(shù)字化工作計劃、方案等重大事項，監(jiān)督檢查數(shù)字化工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理部門1.負責(zé)制定涉密檔案數(shù)字化工作計劃和方案，明確數(shù)字化范圍、時間進度、質(zhì)量要求等。2.組織開展涉密檔案的整理、編目等前期準(zhǔn)備工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.對數(shù)字化加工過程進行全程監(jiān)督，檢查數(shù)字化成果的質(zhì)量，驗收合格后辦理交接手續(xù)。4.負責(zé)建立涉密檔案數(shù)字化工作臺賬，記錄檔案數(shù)字化的全過程信息。（三）數(shù)字化加工部門1.根據(jù)檔案管理部門的要求，制定具體的數(shù)字化加工實施方案，明確加工流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、人員分工等。2.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，組織專業(yè)人員進行涉密檔案的數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等工作，確保數(shù)字化成果符合質(zhì)量要求。3.負責(zé)數(shù)字化加工設(shè)備和軟件的日常維護和管理，保障設(shè)備和軟件的正常運行。4.對參與數(shù)字化工作的人員進行安全保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，確保人員具備必要的安全保密意識和技能。（四）安全保密管理部門1.負責(zé)制定和完善涉密檔案數(shù)字化安全保密制度，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對數(shù)字化工作場所進行安全保密檢查，確保場所符合安全保密要求。3.對數(shù)字化加工過程中的安全保密措施進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.負責(zé)對發(fā)生的失泄密事件進行調(diào)查處理，提出整改措施。（五）其他部門配合檔案管理部門做好涉密檔案的提供、整理及相關(guān)協(xié)調(diào)工作，在各自職責(zé)范圍內(nèi)保障涉密檔案數(shù)字化工作的順利進行。三,數(shù)字化范圍與流程（一）數(shù)字化范圍確定檔案管理部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和檔案價值，定期梳理涉密檔案，確定需要進行數(shù)字化的檔案范圍，并報涉密檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）前期準(zhǔn)備1.檔案整理檔案管理部門按照檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對擬數(shù)字化的涉密檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.場地準(zhǔn)備數(shù)字化加工部門根據(jù)工作需要，選擇符合安全保密要求的場所作為數(shù)字化加工場地。場地應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等條件，配備必要的安全監(jiān)控設(shè)備和消防設(shè)施。3.設(shè)備與軟件準(zhǔn)備根據(jù)數(shù)字化加工的要求，配備性能良好且符合安全保密標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化掃描設(shè)備、圖像處理軟件、存儲設(shè)備等。設(shè)備和軟件應(yīng)定期進行維護和檢查，確保其正常運行。（三）數(shù)字化加工流程1.掃描采用符合安全保密要求的掃描設(shè)備，按照規(guī)定的分辨率、色彩模式等參數(shù)對涉密檔案進行掃描。掃描過程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，無漏掃、模糊等現(xiàn)象。對掃描生成的圖像文件進行命名，命名規(guī)則應(yīng)保證文件名具有唯一性和可識別性，便于后續(xù)的管理和查詢。2.圖像處理對掃描圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像的質(zhì)量。處理過程中應(yīng)遵循最小干預(yù)原則，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。對圖像進行加密處理，采用符合國家保密標(biāo)準(zhǔn)的加密算法，確保圖像數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.數(shù)據(jù)掛接將處理后的圖像數(shù)據(jù)與對應(yīng)的檔案目錄信息進行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。掛接過程應(yīng)進行嚴格的核對，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。4.存儲將數(shù)字化成果存儲在符合安全保密要求的存儲設(shè)備中，存儲設(shè)備應(yīng)進行加密處理，并異地備份存儲。建立存儲設(shè)備的使用和管理臺賬，記錄存儲設(shè)備的編號、存儲內(nèi)容、存儲位置、使用情況等信息。（四）質(zhì)量控制1.檔案管理部門制定數(shù)字化成果質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)，明確圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、掛接完整性等方面的要求。2.在數(shù)字化加工過程中，數(shù)字化加工部門應(yīng)進行自檢，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。3.檔案管理部門組織對數(shù)字化成果進行抽檢，抽檢比例應(yīng)不低于[X]%。抽檢合格后，辦理數(shù)字化成果的交接手續(xù)。對抽檢不合格的，應(yīng)責(zé)令數(shù)字化加工部門重新進行處理，直至達到質(zhì)量要求。四、安全保密管理（一）人員管理1.參與涉密檔案數(shù)字化工作的人員應(yīng)經(jīng)過嚴格的背景審查，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.定期對數(shù)字化工作人員進行安全保密教育和培訓(xùn)，提高人員的安全保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、數(shù)字化操作規(guī)范、安全防范知識等。3.對數(shù)字化工作人員的工作表現(xiàn)和保密情況進行定期考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。對違反安全保密規(guī)定的人員，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。（二）場所管理1.數(shù)字化加工場所應(yīng)設(shè)置明顯的安全保密標(biāo)識，與外界保持相對獨立，限制無關(guān)人員進入。2.場所內(nèi)配備必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對加工過程進行全程監(jiān)控，監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限。3.定期對數(shù)字化加工場所進行安全檢查，確保場所的安全設(shè)施完好，環(huán)境符合要求。（三）設(shè)備與軟件管理1.數(shù)字化加工設(shè)備應(yīng)專人專用，定期進行維護和檢查，確保設(shè)備的正常運行和數(shù)據(jù)安全。2.對用于涉密檔案數(shù)字化的軟件進行嚴格管理，確保軟件的合法性和安全性。軟件的安裝、使用和升級應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批。3.禁止在數(shù)字化加工設(shè)備上使用未經(jīng)授權(quán)的軟件和存儲介質(zhì)，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。（四）數(shù)據(jù)管理1.涉密檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)應(yīng)進行嚴格的分類管理，明確數(shù)據(jù)的密級和存儲期限。2.對數(shù)據(jù)的訪問和使用進行嚴格授權(quán)，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理相應(yīng)的數(shù)據(jù)。3.定期對數(shù)字化數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地安全場所，并進行加密處理。（五）網(wǎng)絡(luò)管理1.數(shù)字化加工場所的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與公司其他網(wǎng)絡(luò)進行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行定期維護和檢查，確保網(wǎng)絡(luò)安全防護措施的有效性。3.禁止在數(shù)字化加工場所的網(wǎng)絡(luò)中使用無線網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，防止無線網(wǎng)絡(luò)信號泄露導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全風(fēng)險。（六）保密監(jiān)督檢查1.安全保密管理部門定期對涉密檔案數(shù)字化工作進行安全保密監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.建立安全保密檢查臺賬，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等信息。3.對違反安全保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時進行制止和糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。對發(fā)生的失泄密事件，應(yīng)立即采取措施進行處置，并及時向上級主管部門報告。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.涉密檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對數(shù)字化工作進行監(jiān)督檢查，聽取工作匯報，了解工作進展情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。2.檔案管理部門負責(zé)對數(shù)字化加工過程進行日常監(jiān)督，檢查數(shù)字化加工部門是否按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進行操作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。3.安全保密管理部門對數(shù)字化工作的安全保密情況進行專項監(jiān)督檢查，確保安全保密制度的有效執(zhí)行。（二）考核辦法1.制定涉密檔案數(shù)字化工作考核指標(biāo)體系，對檔案管理部門、數(shù)字化加工部門等相關(guān)部門的工作進行量化考核。考核指標(biāo)包括工作計劃完成情況、數(shù)字化成果質(zhì)量、安全保密工作落實情況等。2.考核周期為每年一次，由涉密檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織實施?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合