PAGE公共衛(wèi)生科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公共衛(wèi)生科檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公共衛(wèi)生科在開展各項公共衛(wèi)生工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于疾病預防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、婦幼保健、健康教育、社區(qū)衛(wèi)生服務等方面的檔案資料。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公共衛(wèi)生科檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公共衛(wèi)生工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公共衛(wèi)生工作中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公共衛(wèi)生科檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公共衛(wèi)生科的各類檔案，進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。6.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。7.積極提供檔案利用服務，為公共衛(wèi)生工作決策、業(yè)務開展、科研教學等提供支持。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門公共衛(wèi)生工作中各類文件、資料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.確保檔案資料的真實性、完整性和準確性，對歸檔的檔案資料進行初步審核。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.按照檔案管理部門的要求，對本部門保管的檔案進行定期清理和核對。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴格遵守檔案管理工作流程。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管、檢索、利用等。3.對檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。4.保守檔案機密，嚴格控制檔案的查閱范圍，做好檔案查閱登記工作。5.定期對檔案進行盤點和清查，確保檔案數(shù)量準確、存放有序。6.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務能力和綜合素質。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.疾病預防控制工作檔案：包括傳染病報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)、疫苗接種記錄、消殺記錄、疫情處置報告等。2.衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案：涵蓋衛(wèi)生監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書、許可審批文件等。3.婦幼保健工作檔案：有孕產(chǎn)婦保健手冊、兒童保健記錄、出生醫(yī)學證明存根等。4.健康教育工作檔案：包含健康教育計劃、宣傳資料、活動記錄、效果評估報告等。5.社區(qū)衛(wèi)生服務工作檔案：涉及社區(qū)居民健康檔案、家庭醫(yī)生簽約服務記錄、社區(qū)衛(wèi)生服務站工作記錄等。6.其他與公共衛(wèi)生工作相關的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料收集工作，確保檔案資料及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則和方法1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照年度、類別、保管期限等進行分類整理，同一類別的檔案應按照時間順序排列。3.對每份檔案資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，確保目錄準確反映檔案內容。四、檔案的分類與編號（一）分類方法1.年度分類法：按照檔案形成的年度進行分類，如2020年、2021年等。2.機構分類法：根據(jù)檔案形成的部門或機構進行分類，如疾病預防控制科、衛(wèi)生監(jiān)督科、婦幼保健科等。3.問題分類法：按照公共衛(wèi)生工作的不同業(yè)務內容進行分類，如傳染病防治、衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法行動、婦幼健康管理等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+機構代碼+類別代碼+順序號”的結構。2.年度：用四位數(shù)字表示，如2022。3.機構代碼：根據(jù)各部門的代碼編制，如疾病預防控制科為01，衛(wèi)生監(jiān)督科為02等。4.類別代碼：按照檔案分類的類別編制，如傳染病防治為A，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法為B等。5.順序號：按照檔案在該類別中的排列順序依次編號，從001開始。例如，2022年疾病預防控制科關于傳染病防治的第5份檔案編號為：202201A005。五、檔案的編目與裝訂（一）編目內容1.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等信息。2.題名應準確反映檔案的主要內容，一般由責任者、問題、文種等要素組成。3.日期應填寫檔案形成的具體年月日。4.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，分為永久、長期、短期。5.密級按照國家有關保密規(guī)定確定，分為絕密、機密、秘密。6.頁數(shù)應填寫檔案的實際頁數(shù)。7.備注可填寫檔案的特殊說明或補充信息。（二）裝訂要求1.對紙質檔案進行裝訂，應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。2.裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內容。3.對于幅面過大的檔案，應進行折疊處理，使其尺寸符合裝訂要求。六、檔案的保管與保護（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公共衛(wèi)生工作重大事件、重要決策、長期歷史記錄等具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管：對在一定時期內具有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管：對只在較短時間內有參考價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。2.對破損、褪色的檔案進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲藥，檢查消防設施和防盜設備的運行情況。4.對電子檔案應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。七）檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.內部查閱：公共衛(wèi)生科工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外單位因工作需要查閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公共衛(wèi)生科負責人批準，并填寫《檔案查閱申請表》，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴禁對外提供查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領取檔案查閱證。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞。5.查閱完畢后，查閱人應及時歸還檔案，并在查閱登記冊上簽字確認。（三）利用服務1.檔案管理部門應積極為公共衛(wèi)生工作提供檔案利用服務，根據(jù)工作需要，及時提供相關檔案資料。2.對需要復印、摘錄檔案內容的，檔案管理人員應按照規(guī)定進行辦理，并做好登記工作。3.鼓勵檔案管理人員開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公共衛(wèi)生決策、業(yè)務開展、科研教學等提供參考依據(jù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準確性。2.鑒定工作應遵循全面審查、突出重點、實事求是、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干和相關部門代表組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其價值和保管期限。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點審查。3.結合國家有關檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行綜合鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期