勞資員資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司勞資員資料管理，規(guī)范資料收集、整理、歸檔、保管及使用等工作流程，確保勞資信息的準確性、完整性和安全性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有勞資員及涉及勞資資料管理的相關部門和人員。（三）管理原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保勞資資料管理工作合法合規(guī)。2.準確性原則：資料內(nèi)容真實、準確，數(shù)據(jù)統(tǒng)計無誤，如實反映公司勞資狀況。3.完整性原則：涵蓋勞資管理各環(huán)節(jié)的相關資料，不遺漏重要信息。4.保密性原則：妥善保管勞資資料，防止信息泄露，維護公司和員工的合法權益。5.規(guī)范性原則：明確資料管理流程和標準，實現(xiàn)資料管理的規(guī)范化、標準化。二、資料范圍（一）員工基本信息資料1.員工入職登記表，包括個人基本情況、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.身份證、學歷證書、學位證書、職業(yè)資格證書等相關證件復印件。3.員工勞動合同、勞務協(xié)議等。（二）考勤與休假資料1.考勤記錄，如考勤表、打卡記錄、請假條、加班申請單等。2.年休假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等各類休假申請及審批文件。（三）工資與福利資料1.工資核算表，包括基本工資、績效工資、獎金、津貼、補貼等各項明細。2.工資發(fā)放記錄，如工資條、銀行代發(fā)工資明細等。3.社保、公積金繳納明細及相關憑證。4.員工福利發(fā)放記錄，如節(jié)日福利、生日福利、培訓福利等。（四）績效考核資料1.績效考核方案、指標體系。2.員工績效考核評分表、考核結果匯總表。3.績效反饋與溝通記錄。（五）培訓與發(fā)展資料1.員工培訓計劃、培訓記錄，包括培訓課程名稱、時間、地點、參與人員等。2.培訓效果評估報告。3.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃資料。（六）勞動爭議與處理資料1.勞動爭議事件記錄，包括爭議事項、雙方訴求、處理過程等。2.協(xié)商調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決書、法院判決書等相關法律文書。（七）其他勞資相關資料1.公司勞資政策文件、規(guī)章制度。2.勞資統(tǒng)計報表、分析報告。3.與勞資管理有關的會議紀要、通知等文件。三、資料收集（一）收集職責1.勞資員負責本部門相關資料的日常收集工作，確保資料的及時性和準確性。2.各部門應指定專人負責向勞資員提供本部門涉及的勞資資料，并配合勞資員完成資料收集工作。（二）收集要求1.資料提供部門應在規(guī)定時間內(nèi)將相關資料提交給勞資員，確保資料的時效性。2.提交的資料應真實、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子資料，應確保格式規(guī)范、內(nèi)容可讀取，并做好備份。（三）收集流程1.勞資員定期向各部門發(fā)布資料收集清單和要求。2.各部門按照要求準備并整理資料，填寫資料交接清單。3.資料提供部門將資料交至勞資員，勞資員進行核對簽收。四、資料整理（一）分類整理1.勞資員按照資料類別對收集到的資料進行分類，如員工基本信息、考勤與休假、工資與福利等。2.每類資料再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如員工基本信息資料可分為個人登記表、證件復印件、勞動合同等。（二）編號與標識1.為每份資料或每組資料賦予唯一的編號，以便于管理和查詢。編號規(guī)則應保持一致性和系統(tǒng)性。2.在資料上加蓋清晰的標識章，注明資料類別、年份、編號等信息。（三）資料審核1.勞資員對整理后的資料進行審核，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與資料提供部門溝通，要求其補充或更正資料。（四）裝訂與歸檔1.將審核無誤的資料進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂順序應按照資料類別和編號順序排列。2.裝訂后的資料按照檔案管理要求進行歸檔，存放在專門的檔案柜或存儲設備中。五、資料歸檔（一）歸檔原則1.遵循資料形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持資料的系統(tǒng)性和完整性。2.便于保管和利用，按照類別、時間等因素進行合理歸檔。（二）歸檔期限1.各類勞資資料應在形成后及時歸檔，一般不得超過[X]個工作日。2.對于定期形成的資料，如月度考勤記錄、季度績效考核資料等，應在規(guī)定周期結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔流程1.勞資員將整理好的資料按照歸檔要求進行分類存放，并填寫檔案目錄。2.檔案管理人員對歸檔資料進行核對，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)，將資料存入檔案庫。3.建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對應，便于電子檔案的查詢和管理。六、資料保管（一）保管責任1.公司設立專門的檔案管理部門或指定專人負責勞資資料的保管工作。2.檔案管理人員應具備相應的檔案管理知識和技能，嚴格遵守檔案保管制度。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保資料安全。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、除濕機、防蟲藥品等。（三）保管期限1.勞資資料的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管資料期限為[X]年，中期保管資料期限為[X]年，長期保管資料期限為[X]年以上或永久保存。3.具體保管期限如下：員工入職登記表、勞動合同等長期保存?？记谟涗?、工資核算表等中期保存[X]年。臨時性的勞資統(tǒng)計報表等短期保存[X]年。（四）資料清查1.定期對勞資資料進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括資料的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結束后，編制清查報告，記錄清查情況和處理結果。七、資料查閱與使用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱勞資資料的，應填寫《勞資資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料內(nèi)容等信息。2.查閱申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.一般情況下，普通員工只能查閱與其自身相關的勞資資料；部門主管及以上人員可根據(jù)工作需要查閱本部門及下屬部門的勞資資料；特殊情況需查閱其他部門資料的，需經(jīng)公司分管領導批準。（二）查閱流程1.檔案管理人員根據(jù)審批后的查閱申請表，提供相應的資料，并做好查閱登記。2.查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案保管場所。如需復印或摘錄資料，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱結束后，查閱人員應及時將資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記表上注明歸還時間。（三）資料使用1.因工作需要使用勞資資料的，應按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得擅自篡改、泄露或用于其他非法目的。2.如需對外提供勞資資料，必須經(jīng)公司相關領導批準，并按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關手續(xù)。八、資料保密（一）保密制度1.建立健全勞資資料保密制度，明確保密責任和措施，確保資料信息安全。2.所有接觸勞資資料的人員應簽訂保密協(xié)議，承諾保守資料秘密。（二）保密措施1.檔案保管場所應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.對涉及機密的勞資資料，應采取加密存儲、專人保管等措施。3.在資料傳輸過程中，應采用加密技術或安全的傳輸渠道，防止信息泄露。（三）違規(guī)處理1.對于違反勞資資料保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因泄密行為給公司或員工造成損失的，應依法追究相關人員的法律責任。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.勞資資料超過保管期限，且已無保存價值的，可進行銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要銷毀部分勞資資料的，應按照相關規(guī)定辦理手續(xù)。（二）銷毀流程1.檔案管理人員提出資料銷毀申請，填寫《勞資資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《勞資資料銷毀申請表》經(jīng)公司分管領導審批后，組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應指定專人負責，采用粉碎、焚燒等方式進行，確保資料無法恢復。4.銷毀過程中，應安排專人監(jiān)督